Sind Vollmachten auch im Ausland gültig?

Heutzutage ist es nicht mehr besonders unüblich, wenn eine Person im Ausland lebt. Dabei kommt allerdings die Frage auf, ob die notariellen Urkunden, die aus dem Heimatland mitgebracht wurden, wie beispielsweise eine Vollmacht, auch im Ausland gilt?

Im Zeitalter der Globalisierung  nimmt die grenzüberschreitende Verwendung notarieller Urkunden eine immer bedeutendere Rolle ein. Dass mittlerweile auch der Rechtsverkehr nicht nur national, sondern auch international stattfindet, führt dazu, dass inländische Urkunden im Ausland Gültigkeit besitzen müssen und in umgekehrter Richtung ausländische Vollmachten im Inland wirksam sein sollten. Aber was ist hierbei zu beachten und welche Vorgehensweise ermöglicht es, dass Vollmachten auch außerhalb des Errichtungsstaates gültig sind?

Der Nachweis über die Echtheit der Vollmacht ist Pflicht

Wer beispielsweise seine Kinder mit den Großeltern, Freunden oder dem Sportverein verreisen lässt, der sollte als Erziehungsberechtigter beachten, dass in einigen Ländern das Mitführen einer sogenannten Reisevollmacht verlangt wird, die Ausdruck des Einverständnisses der Erziehungsberechtigten ist. Sie wollen in den Urlaub fahren und dafür das Auto eines Verwandten oder Freundes nutzen? Auch in diesem Fall kann es Ihnen je nach Bestimmungen des Urlaubslandes passieren, dass dafür eine Vollmacht verlangt wird. Neben den genannten Beispielen gibt es noch zahlreiche weitere Situationen, die eine Vollmacht im Ausland erfordern, und eines ist in allen Fällen Pflicht: Der Nachweis über die Echtheit des Dokumentes.

Zwei Verfahren kommen hierfür in Frage: 

Legalisation

Apostille

Bevor wir Ihnen beide Verfahren genauer erläutern, sei vorab bemerkt, dass sich die Echtheit sowohl auf die Urkunde selbst als auch auf deren inhaltliche Korrektheit bezieht. Weder eine formal korrekte, aber inhaltlich fehlerhafte noch eine inhaltlich einwandfreie, aber formal fehlerbehaftete Vollmacht ist im Ausland gültig. 

Um die Echtheit einer Vollmacht zu beweisen, können Sie auf das Verfahren der Legalisation zurückgreifen. In diesem Fall wird die Echtheit der Vollmacht durch den Konsularbeamten des Staates bzw. Landes bestätigt, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Formale Korrektheit, inhaltliche Richtigkeit sowie die Echtheit der Unterschrift des Unterzeichnenden muss der Konsularbeamte bestätigen, damit die Vollmacht im jeweiligen Ausland Gültigkeit besitzt.

Wichtig: Private Dokumente können im Gegensatz zu öffentlichen Dokumenten nicht legalisiert werden. Eine Vollmacht wird erst zum öffentlichen Dokument, wenn die Beurkundung von einem Notar durchgeführt wurde. Ist der Wechsel vollzogen und die Vollmacht gilt nicht länger als privates, sondern öffentliches Dokument, kann das Verfahren der Legalisation beansprucht werden. 

Eine weitere Möglichkeit, um eine Vollmacht auch im Ausland problemlos nutzen zu können, ist die „Haager Apostille“. Anders als bei der Legalisation wird die Apostille von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, in dem die Vollmacht ausgestellt wurde, erteilt. Grundlage für die Form der Haager Apostille ist ein festgelegtes Muster. Hierzu gehört i. d. R. ein Stempel in den Abmessungen 9 cm x 9 cm, der von der zuständigen Stelle zu erteilen ist. Wer innerhalb welches Bundeslandes die Haager Apostille ausstellt, ist nicht einheitlich geregelt. In Berlin ist beispielsweise das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten zuständig, während für Thüringen das Landesverwaltungsamt in Weimar befugt ist, Apostillen zu erteilen. Das Auswärtige Amt empfiehlt daher, beim Aussteller der Vollmacht in Erfahrung zu bringen, durch wen die Apostille erteilt werden kann.

Ist eine Befreiung von Legalisation und Apostille möglich?

Deutsche öffentliche Urkunden, zu denen auch Vollmachten zählen, können basierend auf bilateralen völkerrechtlichen Verträgen von den jeweiligen Vertragspartnern von allen Förmlichkeiten befreit sein. Im Bereich Personenstandswesen sowie bezüglich der Beglaubigung von Urkunden hat die Bundesrepublik Deutschland mit folgenden Staaten bilaterale völkerrechtliche Verträge geschlossen: 

●     Belgien

●     Dänemark

●     Frankreich

●     Griechenland

●     Italien

●     Luxemburg

●     Österreich

●     Schweiz

Notarielle Urkunden, die innerhalb der genannten Vertragsländer bzw. in Deutschland ausgestellt wurden, besitzen innerhalb der restlichen Vertragsländer unmittelbar die Vermutung der Echtheit. In den Verträgen ist nämlich der Verzicht auf eine Legalisation oder Apostille festgehalten bzw. können diese ersatzweise durch eine besondere Zwischenbeglaubigung ersetzt werden. Vollmachten können daher ohne weiteres im jeweils anderen Land als öffentliche Urkunden verwendet werden. Damit ist jedoch noch nichts über die materielle Wirkung öffentlicher Urkunden gesagt.

Mehr zum Thema „Vollmachten im Ausland“ können Sie hier nachlesen: https://www.anwalt.org/